Worldsoft E-Mail: Postfach-Einrichtung in Mail-Programmen

Worldsoft Mail (Atmail): Postfach in E-Mail-Programmen einrichten

Die Websites der überwiegenden Mehrheit unserer Kunden wurden von uns mit dem Worldsoft-CMS der Worldsoft AG erstellt. In den Worldsoft-CMS-Paketen sind auch eine bestimmte Anzahl an E-Mail-Postfächern enthalten. Diese können – wie bei anderen großen Mail-Anbietern wie Hotmail/Outlook.com, Gmail & Co. auch – über den Webmail-Client Roundcube im Browser abgerufen und bearbeitet werden.

Viele Kunden schätzen es jedoch, wenn sie Ihre E-Mail-Nachrichten auf ihrem Computer in ihrem gewohnten E-Mail-Programm abrufen und beantworten können – ganz besonders dann, wenn mehr als ein Postfach (ggf. auch bei verschiedenen Anbietern) genutzt wird. So entfällt die manchmal lästige, mehrfache Anmeldeprozedur an den diversen Webmail-Programmen. Außerdem kann man so die Nachrichten in allen Postfächer mit den immer gleichen Bedienschritten im vertrauten E-Mail-Programm erstellen, beantworten und archivieren.

Hinzu kommt die Postfachnutzung auf Smartphones und anderen mobilen Geräten. Insbesondere auf Smartphones können Sie von den dort vorhandenen oder installierbaren E-Mail-Programmen beispielsweise mit Push-Nachrichten über neu eingegangene E-Mails benachrichtigt werden. Das funktioniert mit den Webmail-Clients im Smartphone-Browser nicht.

Nicht zuletzt haben immer mehr Nutzer mehr als einen Computer, Tablet und/oder Smartphone – und nutzen auf allen Geräten das gleiche oder ähnliche E-Mail-Programme.

Mail-Postfach-Einrichtung mit IMAP oder POP3?

Eine grundsätzliche Entscheidung müssen Sie bei fast allen E-Mail-Programmen bei der Einrichtung des Postfachs treffen: ob Sie das POP3-Protokoll oder das IMAP-Protokoll nutzen wollen.

POP3

Die Bezeichnung POP3 ist eine Abkürzung für Post Office Protocol und schon deutlich älter als IMAP. POP3 stammt noch aus einer Zeit, in der Mails mit einem einzigen Rechner – ob daheim im Büro – abgerufen wurden.

Standardmäßig werden bei POP3 die Nachrichten nach dem Abruf auf dem Server gelöscht. Viele Menschen greifen jedoch heutzutage mit mehreren Geräten (Arbeitsplatz-Rechner, Tablet, Heim-PC, Smartphone,…) auf ihr Postfach zu. Möchte man also mit mehreren Geräten über POP3 seine E-Mails abrufen, darf nur auf einem Rechner die Einstellung „Nachrichten nach Abruf auf dem Server löschen“ aktiv sein. Gleichzeitig hat dies zur Folge, dass neue Nachrichten auf allen anderen Geräten erneut als „neu“ heruntergeladen (und im Webmail als „neu“ angezeigt) werden, auch wenn sie auf dem anderen Gerät bereits gelesen wurden.

Ebenfalls lästig: Markieren Sie eine E-Mail als gelesen, passiert dies nur im Mail-Programm auf dem jeweiligen Gerät. Alle anderen Geräte (wie auch das Webmail) kriegen davon schlichtweg nichts mit.

Und: Greifen Sie gerne auf Ihre „gesendeten Mails“ zurück, werden Sie ebenfalls feststellen, dass nur die Mails dort gespeichert wurden, die Sie auf dem entsprechenden Gerät versendet haben. Das gleiche gilt im Übrigen auch für die Entwürfe. Mal eben eine Mail im Büro anfangen, in den Entwürfen speichern und auf dem Weg nach Hause in der Bahn via Smartphone beenden und verschicken geht so nicht.

Ebenfalls problematisch mit POP3 sind Backups, denn diese finden auf Server-Ebene bei den meisten Anbietern zwar in regelmäßigen Intervallen (zum Beispiel dreimal täglich) statt. Was Sie jedoch zwischen den Sicherungen an Nachrichten empfangen und versenden kann die Sicherung nicht berücksichtigen. Somit müssen Sie sich selbst um einen zuverlässigen Backup kümmern.

IMAP

Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Bei diesem moderneren Protokoll bleiben alle Mails zentral auf dem Mailserver des Mailanbieters gespeichert.

Mit einem IMAP-Postfach verbundene Geräte laden die Mails primär nicht herunter, sondern zeigen diese im Prinzip nur an (ähnlich Webmail). Moderne Mail-Programme arbeiten jedoch längst mit einem lokalen Zwischenspeicher (Cache), so dass Nachrichten in mit dem Server-Postfach synchronisierten Verzeichnissen (Posteingang, Postausgang, Entwürfe, etc.) auch gelesen und beantwortet werden können, wenn gerade keine Internet-Verbindung besteht.

IMAP hat (vor allem gegenüber POP3) für den Nutzer nur Vorteile: Versenden Sie im Büro eine E-Mail, können Sie diese in Ihrem „Gesendete Nachrichten“-Ordner auch unterwegs noch einmal aufrufen. Und markieren Sie von unterwegs eine Mail als gelesen, wird diese auch auf dem heimischen Computer als gelesen markiert. Auch eine begonnene und in Entwürfe abgelegte Nachricht können Sie auf jedem anderen Gerät weiter bearbeiten und dann dort versenden.

Der Mail-Provider kann (da die Nachrichten ja auf dem Mail-Server verbleiben) brauchbare Backups im Hintergrund anfertigen und bei Bedarf entsprechend wiederherstellen. Falls Sie in Ihrem Mailprogramm Ordner zur strukturierten Archivierung von Nachrichten erstellt haben und nutzen, werden diese ebenfalls auf dem Server abgelegt und mit gesichert. Geht das Smartphone verloren, können Sie nach der Neueinrichtung des Postfachs auf dem neuen Gerät sofort wieder auf Ihre Nachrichten zugreifen, da diese ja noch vollständig auf dem Mail-Server liegen.

Fazit

In den meisten Fällen ist die Einrichtung des Postfachs über das IMAP-Protokoll zu empfehlen, selbst wenn man nur ein Gerät und ein Postfach hat. Die Nutzung von POP3 empfiehlt sich nur dann, wenn man die Nachrichten nur auf einem einzigen Gerät empfangen und beantworten möchte, und POP3 ggf. neben Webmail die einzige kostenfreie Zugriffsvariante des Mail-Anbieters ist.

Anleitungen zur Einrichtung des Worldsoft Postfachs in Mail-Programmen

Sie finden im Folgenden die Anleitungen im PDF-Format zur Einrichtung von Worldsoft Postfächern für die am Markt gängigsten E-Mail-Programme. Die meisten Anleitungen wurden von der Worldsoft AG erstellt und haben einen entsprechenden Copyright-Vermerk im Dokument.

Wir haben weitere Anleitungen geplant und werden diese hier zur Verfügung stellen sobald sie fertiggestellt sind.

Wo verfügbar haben wir zusätzlich Links zu den Supportseiten der Programm- bzw. App-Anbieter mit angegeben. Da sich Links im Laufe der Zeit gerne mal ändern, ohne dass der Anbieter vernünftige Weiterleitungsmechanismen anbietet, freuen wir uns, wenn Sie uns auf ungültige Links aufmerksam machen.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook 2003
Microsoft Outlook 2007
Microsoft Outlook 2010
Microsoft Outlook 2013
Microsoft Outlook 2016 / 2019 / 365
Microsoft Outlook App für Android (geplant)

Microsoft Mail App (Windows 10)

Microsoft Mail App (geplant)

Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird

Android Email

Android Email
Android Email ab Android Version 8 (geplant)

Apple iPhone, iPad, iPod touch (iOS)

Apple Mail (Mac)

Postfachnutzung mit Webmail (Roundcube)

Wir referenzieren hier der Vollständigkeit halber auch die von Worldsoft zur Verfügung gestellte Schnellanleitung für den Webmail-Client Roundcube. Diese Kurzanleitung finden Sie über den folgenden Link: Worldsoft Support: Roundcube Webmail. Beachten Sie bitte auch unseren wichtigen Hinweis zur Schnellanleitung in unserem Artikel Worldsoft E-Mail: Umstellung von Atmail auf Roundcube.

Verwaltung der Worldsoft E-Mail-Postfächer (Spexmail)

Die Einrichtung neuer und Verwaltung bestehender E-Mail-Postfächer mit der neuen Spexmail-Administrations-Oberfläche ist auf der Website von Worldsoft beschrieben: E-Mail-Postfächer Verwaltung SpexMail.

Dort wird beschrieben, wie Sie neue Postfächer und E-Mail-Weiterleitungen einrichten sowie die sogenannten Whitelists (sichere E-Mail-Absenderadressen) und Blacklists (unsichere bzw. Spam-E-Mail-Absenderadressen) verwalten können. Auch wie Sie eine Abwesenheitsnotiz eintragen und das Passwort für ein Postfach ändern können (inkl. Passwortregeln) wird dort erläutert.